Die R+S Group steuert Kapazitäten mit Power BI und Microsoft Fabric: Von verteilten Stundenwerten zum Ressourcen-Cockpit
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Unternehmensprofil
Die RUF Gebäudetechnik GmbH aus Kleinheubach gehört zur R+S Group, einem Spezialisten für technische Gebäudeausrüstung mit Sitz in Fulda. RUF ist seit über 75 Jahren in der Gebäudetechnik tätig – von Heizung, Klima und Lüftung über Sanitär bis zur Gebäudeautomation. Zur Gruppe gehören weitere Gesellschaften, etwa R+S solutions und Scholl Energie- und Steuerungstechnik.
In der Gebäudetechnik hängt viel an der richtigen Einsatzplanung: Teams aus verschiedenen Gewerken arbeiten parallel in vielen Projekten, oft über Monate. Wer früh sieht, welche Teams wann ausgelastet sind, kann neue Aufträge sicherer annehmen, Personal gezielt einsetzen und Engpässe vermeiden.
Stundenwerte vorhanden, Überblick fehlte
Für die Steuerung der laufenden Projekte fehlte RUF eine zentrale, einheitliche Sicht auf die künftige Auslastung: Welche Teams und Rollen sind wann ausgelastet, und welche Kapazitäten sind für neue Aufträge frei? Die Stundenwerte lagen zwar im Projektstatusbericht des ERP-Systems Hausmann & Wynen (HW) vor. Für Planung und Steuerung mussten sie aber erst zusammengeführt, berechnet und aufbereitet werden.
Für eine belastbare Steuerung sollten Eigenkosten-IST, Prognose, Restleistung und verfügbare Teamkapazität vergleichbar nebeneinanderstehen – über mehrere Projekte hinweg und je Kalenderwoche. Daraus wurden zwei Projekte, die aufeinander aufbauen: zuerst das Ressourcen-Cockpit, danach eine gemeinsame Datenbasis, auf der das Cockpit heute läuft.
Die HICO Group brachte die nötige Erfahrung mit Microsoft Fabric, Power BI und anspruchsvollen Steuerungs- und Analyseanwendungen mit. Ausschlaggebend war außerdem, die fachlichen Anforderungen gemeinsam mit RUF Schritt für Schritt umzusetzen – mit kurzen Abstimmungswegen, regelmäßigen Demos und klarem Blick auf die Anforderungen von Geschäftsführung, Projekt- und Teamleitung.
Vom Projekt-statusbericht zum Ressourcen-Cockpit
- Frank Hefner, Head of Data and Analytics, R+S Group
Im ersten Projekt entstand ein Cockpit in Power BI. Es wertet die Stundenwerte aus dem HW-Projektstatusbericht aus und stellt Eigenkosten-IST, Prognose, Restleistung und verfügbare Kapazitäten gegenüber – nach Team und Rolle, mit Detailtabellen und Verläufen je Kalenderwoche. In Interviews mit den Beteiligten wurde der Auslastungs-Forecast als wichtigster Anwendungsfall festgelegt. Eine Datenbanksicht liefert die Stundenwerte, Microsoft Fabric bereitet sie auf. In mehreren Fachterminen haben RUF und die HICO Group Berechnungen, Darstellung und Bedienung geprüft und angepasst. Nach Datenvalidierung und Pilotphase ging der Bericht im Power BI Service live und wurde den Teamleitern vorgestellt.
Die größte Hürde war, Stundenfelder und Lohngruppen fachlich korrekt in belastbare Kennzahlen zu übersetzen und Sonderfälle wie fehlende Projektzuordnungen, Unterkostenträger oder Zeitarbeiter sauber abzubilden. Geholfen hat das schrittweise Vorgehen mit kurzen Feedbackschleifen: Neue Versionen wurden sofort mit echten Projektdaten geprüft und gemeinsam verbessert.
Im zweiten Projekt wurde die Business-Logik zentral in Microsoft Fabric verankert. Die Quelldaten – neben dem ERP auch fachliche Stammdaten aus SharePoint und Excel – laufen dort zusammen. Data Vault hält fest, woher die Daten kommen und wie sie sich verändert haben. dbt bündelt die Rechenregeln und prüft sie automatisch. Das Ressourcen-Cockpit läuft heute auf dieser Datenbasis: Jede Zahl beruht auf zentral gepflegten Regeln und lässt sich bis zu ihrer Quelle zurückverfolgen.
Projektkapazitäten auf einen Blick
Das Ressourcen-Cockpit zeigt erstmals zentral und interaktiv, wie es um Stunden und Kapazitäten in den laufenden Projekten steht. Teamleiter und Management sehen Eigenkosten-IST, Prognose, Restleistung und freie Kapazität gemeinsam und können bis in die Projektdetails einsteigen. Das spart manuelle Datensammlung, Auffälligkeiten fallen schneller auf und Kapazitätsfragen lassen sich fundierter beantworten.
Die gemeinsame Datenbasis bringt jedem Bereich etwas: Das Controlling kann Zahlen erklären und mit den Quellsystemen abgleichen, weil Änderungen, Herkunft und Ladezeitpunkt dokumentiert sind. Die IT pflegt Rechenregeln an einer Stelle, die automatisch geprüft werden. Und die Geschäftsführung kann neue Quellen und Berichte ergänzen lassen, ohne bestehende Daten und ihre Historie zu verlieren.
Was mit dem Ressourcen-Cockpit begann, wird zur Grundlage für die Gruppe: Die Übertragung auf R+S solutions und Scholl Energie- und Steuerungstechnik ist geplant oder schon vorbereitet, ebenso die Anbindung zusätzlicher Ist-Zeiten aus ZMI und die Weiterentwicklung des gruppenweiten Datenmodells in Microsoft Fabric. Bereits bestätigt ist außerdem die Einführung von SLICERBAR: Die Power-BI-Erweiterung der HICO Group bündelt komplexe Filter in einer einzigen Leiste und macht die Berichte noch einfacher bedienbar.
Langfristig kann die Basis die Steuerung von Projektportfolio, Kapazitäten und Vertrieb unterstützen – mit Forecast- und Frühwarnlogiken sowie weiteren Projekt-, Personal- und Vertriebsdaten.
