Schnittstellen zur Integration des TOCCO-ERP-Systems in die IT-Landschaft der IHK
Management-Summary
Anbindung von TOCCO in 7 verschiedene IT-Systeme
Die IHK Schwaben führt TOCCO als Aus- und Weiterbildungs-ERP-System im Hause ein. TOCCO soll in die bestehende IT-Landschaft integriert werden und muss einem komplexen Regelwerk folgen, damit alle Systeme naht- und reibungslos ineinander greifen. Die Herausforderung bei dem Projekt sind die Schnittstellen, über die das System angebunden werden kann. Die HICO-Group hat mit TALEND Hochleistungs-Schnittstellen entwickelt, die TOCCO in die bestehende IT-Landschaft der IHK integrieren.
HICO CAN DO!
Wir sind erfahrene Talend-Experten, die auch hochkomplexe Konnektoren zur schnellen und sicheren Datenintegration konzipieren und implementieren. Sprechen Sie uns an, wir zeigen Ihnen gerne, wie das aussieht.
Herausforderungen
Wie verbinden?
"TOCCO ist die perfekte Lösung für den Kunden, für die Schnittstellen zu deren IT-Landschaft ist die HICO-Group der richtige Partner"
"Unser ERP-System ist führend im Datenmanagement in Aus- und Weiterbildung und damit die erste Wahl der IHK Schwaben. Herausfordernd sind die vielen verschiedenen Datenquellen, die anzuschließen sind. Die Formate, Inhalte und Rollen sind in jeder Quelle unterschiedlich, das macht den Anschluss nicht leicht. Wir hatten uns umgesehen und die HICO-Group als erfahrene Partner gefunden, die mithilfe von Talend passende Konnektoren gebaut haben."
Maurice Zubler, Leiter Verkauf & Beratung TOCCO AG
"Ich arbeite schon sehr lange mit Talend und wusste gleich, wie wir das anlegen"
"Mit Talend Data Integration kann man auf alle Daten zugreifen und diese verwalten, egal wo sie sich befinden. Es gibt mehr als 1.000 Konnektoren und Komponenten, um praktisch jede Datenquelle mit praktisch jeder Datenumgebung zu verbinden, egal ob in der Cloud oder on-premises. Wir entwickeln und implementieren Datenpipelines mit Hilfe der Drag-and-Drop-Benutzeroberfläche, das geht zehnmal schneller als bei Programmierung von Hand."
Ben Gnädig, Lead Consultant Data & Cloud, HICO-Group
Die Lösung
Hochleistungs-Schnittstellen
Automatisches Anlegen und Verwalten von Datensätzen aus dem Active Directory
Neue Mitarbeiter, die im Active Directory angelegt wurden, sollen über eine Schnittstelle automatisch im TOCCO-System angelegt werden. Dabei sollen auch verschiedene Rollen der Mitarbeiter übergeben werden. Diese Rollen werden den TOCCO-Rollen zugeordnet. Das Benutzer- und Rechtemanagement setzt auf umfassende Sicherheit: falls ein Datensatz bereits vorhanden ist, wird er aktualisiert, sonst neu angelegt. Die Rechte werden über die Rollen zugeorndet, Logins je nach Status (Mutterschaftsurlaub, Austritt, Wiedereintritt etc.) automatisch gesperrt und wiedereröffnet. Auch mehrere Rollen gleichzeitig können verwaltet werden.
Integration von TOCCO ins Haupt-ERP-System "deZent"
Diese Aufgabe umfasst den Import sämtlicher Stammdaten inkl. der erfassten Verknüpfungsidentitäten. Das Haupt-ERP-System deZent ist der Master, die Stammdaten sollen in TOCCO nicht editierbar sein. Dabei sollen in TOCCO Personendaten und Adressdaten getrennt gespeichert aber verknüpft abgelegt werden. Über Zeitstempel sollen Datensatzupdates erkannt und aktualisiert werden. Auch Spezialfällen sollen behandelt werden.
Weitere Konnektoren
Schnittstellen zur Anbindung von TOCCO
LPlus / IHK-EXAM
Für die monatliche Durchführung von Online-Prüfungen im Bereich der Weiterbildungsprüfungen Bewacher setzt die IHK Schwaben die Plattform LPlus ein. Die Schnittstelle exportiert die Prüfungen mit den Fächern, die Durchführungstermine und die Prüfungsteilnehmer und importiert diese in LPlus. Die Prüfungsresultate werden unmittelbar nach der Prüfung in LPlus generiert und von der Schnittstelle zurückgeliefert. Für die Integration mit Tocco werden folgende Schnittstellen implementiert: Export Prüfungsteilnehmer und Import Prüfungsresultate.
Export Prüfungsnachweise in die Bewacherdatenbank USB-DB
Aufgrund gesetzlicher Vorschriften betreibt die IHK eine "Datenbank für die Unterrichtungen und Sachkundeprüfungen im Bewachungsgewerbe". Die IHK erstellt für Unterrichtungen und Sachkundeprüfungen Bewachungsgewerbe Nachweise. Diese dürfen nur einmal als Erstschrift mit einmaligem Hashcode erstellt, ausgedruckt, mit einem Hologramm versehen und an den Prüfling verschickt werden. Die Informationen zum Nachweis werden an die USB-DB exportiert. Beim Erstellen einer Zweitschrift wird ein neuer Hashcode generiert, der Nachweis als Zweitschrift ausgewiesen, mit der zugehörigen Erstschrift verknüpft, danach einmalig ausgedruckt und an den Prüfling verschickt. Die Informationen zur Zweitschrift werden ebenfalls an die USB-DB exportiert. Öffentliche Stellen (Polizei usw.) können Anfragen hinsichtlich des Nachweises von Bescheinigungen an die USB-DB stellen. Nachweis Anfragen werden als Prüfvorgänge in der USB-DB erfasst und in der USB-DB mit den vorhandenen Nachweisen abgeglichen.
Und noch mehr Konnektoren
Schnittstellen
Verwalten von Prüflingen aus eGAP in TOCCO
eGAP ist ein Portal des Bildungsverbandes der Deutschen Versicherungswirtschaft (BWV), über das sich u.a. angehende Versicherungsvermittler zur Sachkundeprüfung anmelden können. Die Prüflings-Datensätze sollen in TOCCO angelegt werden. Der Import soll online aus Excel-Dateien erfolgen. Nach dem Prüfungszyklus sollen die Ergebnisse den Datensätzen zugeordnet werden.
Und dann noch diese Konnektoren
Schnittstellen
Finanzbuchhaltung
Für die Finanzen (Hauptbuch, Debitoren, Kreditoren und Lohn) setzt die IHK Schwaben die Applikation Addison ein. Für den Abgleich mit der Debitorenbuchhaltung in Addison wird eine Schnittstelle mittels REST-API implementiert. Es werden sämtliche Belege (Transaktionen) periodisch von der Schnittstelle geholt und an Addison übergeben. Da die Bildungsabteilungen über den Zahlungsstand der Gebührenbescheide und Rechnungen Bescheid wissen müssen, soll der OP-Betrag zu jeder Rechnung, jedem Gebühren- und Ordnungsgeldbescheid über die Schnittstelle periodisch zurückgemeldet werden. Für die Integration mit Tocco werden folgende Schnittstellen implementiert: Export Stammdaten und Besondere Anschriften = Rechnungsadresse, Export Buchungen Debitoren, Export Buchungen Kreditoren und Import Offene Positionen.
Kassensystem
Rechnungen können an der IHK Schwaben vor Ort im ServiceCenter beglichen werden. Hierfür ist ein Import der aktuellen Artikelstammdaten aus Tocco in das Kassen-System benötigt. Für die Integration mit Tocco werden folgende Schnittstellen implementiert: Export Artikelstamm.
In Action
Die Schnittstellen
Schaubild für die Datenplattform, basierend auf Talend:
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HICO-Group: die Schnittstellen-Experten
Wir integrieren TOCCO mithilfe von TALEND
Herausforderungen bei der Integration verschiedener Systeme
Verschiedene Systeme verwenden oft unterschiedliche Datenformate und Strukturen, was die Datenintegration erschwert. Die Transformation und Harmonisierung dieser Daten, um sie für alle Systeme verständlich und kompatibel zu machen, kann eine Herausforderung darstellen.
Datensicherheit und Datenschutz: Die Integration von Systemen erfordert den sicheren Austausch von Daten zwischen ihnen. Hierbei müssen Datenschutzrichtlinien und Sicherheitsvorkehrungen berücksichtigt werden, um sicherzustellen, dass sensible Informationen nicht versehentlich freigegeben oder manipuliert werden.
Komplexität der Systeme: Große Unternehmen setzen oft komplexe und vielfältige IT-Systeme ein, die über Jahre gewachsen sind. Die Integration dieser Systeme kann schwierig sein, da sie unterschiedliche Technologien, Versionen und Schnittstellen umfassen.
Zeitliche Synchronisation: Wenn Daten in Echtzeit oder regelmäßig zwischen den Systemen ausgetauscht werden müssen, kann die zeitliche Synchronisation eine Herausforderung sein. Verzögerungen oder Inkonsistenzen bei der Datenübertragung können zu Fehlern führen.
Skalierbarkeit: Die Integration muss darauf ausgelegt sein, mit wachsenden Datenmengen und steigenden Anforderungen skalieren zu können, ohne die Leistung zu beeinträchtigen.
Änderungsmanagement: Wenn ein oder mehrere Systeme aktualisiert oder ersetzt werden, kann dies Auswirkungen auf die bestehende Integration haben. Das Änderungsmanagement sollte sorgfältig geplant und umgesetzt werden, um Unterbrechungen zu minimieren.
Dokumentation und Transparenz: Eine klare Dokumentation der Integration und der Datenflüsse ist von entscheidender Bedeutung, um das Verständnis und die Fehlerbehebung zu erleichtern. Fehlende Transparenz kann zu Verwirrung und ineffizienter Fehlersuche führen.
Kosten und Ressourcen: Die Integration verschiedener Systeme erfordert Zeit, Fachkenntnisse und Ressourcen. Die Kosten für die Entwicklung, Implementierung und Wartung der Schnittstellen müssen berücksichtigt werden.
Kulturelle und organisatorische Herausforderungen: Die Integration verschiedener Systeme kann auch kulturelle und organisatorische Herausforderungen mit sich bringen. Teams aus verschiedenen Abteilungen oder Unternehmen müssen zusammenarbeiten und Prozesse möglicherweise anpassen, um eine reibungslose Integration zu gewährleisten.
Vorteile von Schnittstellen zur effizienten Datenübertragung und -synchronisierun
Automatisierung von Datenflüssen: Schnittstellen ermöglichen die Automatisierung des Datenaustauschs zwischen verschiedenen Systemen. Dadurch werden manuelle Prozesse reduziert, menschliche Fehler minimiert und die Effizienz gesteigert.
Verbesserung der Datenkonsistenz: Schnittstellen gewährleisten eine konsistente Datenbasis über alle Systeme hinweg. Inkonsistenzen und Inkohärenzen in den Daten werden vermieden, was die Qualität und Verlässlichkeit der Informationen erhöht.
Integration verschiedener Systeme: Schnittstellen ermöglichen die nahtlose Integration verschiedener Systeme, die in einem Unternehmen verwendet werden. Dies fördert die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen und die Zusammenführung von Daten aus verschiedenen Quellen.
Flexibilität und Skalierbarkeit: Schnittstellen bieten Flexibilität bei der Auswahl der Datenquellen und Zielsysteme sowie bei der Art und Weise, wie Daten übertragen werden. Zudem können sie leicht an die Anforderungen des Unternehmens und das Wachstum angepasst werden.
Kosteneinsparungen: Durch die automatisierte Datenübertragung und -synchronisierung werden manuelle Arbeitsaufwände reduziert, was zu Kosteneinsparungen führt. Zudem kann die Effizienz in der Datenverarbeitung erhöht werden, wodurch Betriebskosten gesenkt werden.
Verbesserung der Kundenerfahrung: Effiziente Datenübertragung und -synchronisierung ermöglichen eine schnellere Reaktion auf Kundenanfragen und -anforderungen. Dadurch wird die Kundenerfahrung verbessert und die Kundenzufriedenheit gesteigert.
Bessere Datenanalyse und Berichterstattung: Durch die zeitnahe und konsistente Verfügbarkeit von Daten können Analysen und Berichte auf aktuelle und genaue Informationen gestützt werden. Dies erleichtert die Identifizierung von Trends, Chancen und Herausforderungen für das Unternehmen.
Unterstützung von Geschäftsprozessen: Effiziente Datenübertragung und -synchronisierung tragen dazu bei, Geschäftsprozesse zu optimieren und reibungslose Abläufe sicherzustellen. Dies führt zu einer Steigerung der Produktivität und Effizienz im Unternehmen.
Bessere Entscheidungsfindung: Dank der Verfügbarkeit genauer und aktueller Daten können Entscheidungsträger fundierte und datengesteuerte Entscheidungen treffen. Dadurch werden Risiken minimiert und die Erfolgschancen von Geschäftsinitiativen erhöht.
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TALEND: das best-in-class Schnittstellen-Tool
TALEND bietet alle Eigenschaften und Funktionen, die für eine erfolgreiche Integration gebraucht werden
Das kann Talend:
Umfassende Unterstützung für verschiedene Datenquellen und Zielsysteme: Talend unterstützt eine breite Palette von Datenquellen und Zielsystemen, darunter relationale Datenbanken, Cloud-Anwendungen, Web-Services, Flatfiles und mehr. Diese Flexibilität ermöglicht es, nahtlos mit den verschiedenen Systemen, die in Ihrem Unternehmen verwendet werden, zu integrieren.
Benutzerfreundliche grafische Benutzeroberfläche (GUI): Talend bietet eine intuitive grafische Benutzeroberfläche, die die Entwicklung von Schnittstellen ohne umfangreiche Programmierkenntnisse erleichtert. Durch Drag-and-Drop-Funktionen können Benutzer Datenflüsse erstellen und Transformationen definieren.
Reichhaltige Bibliothek an vorgefertigten Komponenten: Talend enthält eine umfangreiche Bibliothek mit wiederverwendbaren Komponenten, die häufige Integrationsaufgaben abdecken. Dadurch können Entwickler Zeit sparen und die Effizienz bei der Erstellung von Schnittstellen erhöhen.
Unterstützung für komplexe Datenintegration und -transformation: Talend bietet leistungsstarke Datenintegrations- und Transformationsfunktionen. Es ermöglicht die Verarbeitung großer Datenmengen, das Filtern, Validieren, Anreichern und Aggregieren von Daten, um sie den Anforderungen entsprechend anzupassen.
Eingebaute Fehlerbehandlung und Monitoring: Talend bietet Mechanismen zur Fehlerbehandlung und zum Monitoring von Integrationsprozessen. Dadurch können Probleme frühzeitig erkannt und behoben werden, um einen reibungslosen Datenfluss zu gewährleisten.
Skalierbarkeit und Performance: Talend ist in der Lage, mit wachsenden Datenmengen und komplexen Integrationsanforderungen umzugehen. Es kann sowohl für kleine als auch für große Unternehmen und Datenmengen skaliert werden.
Offene Architektur und Integration mit anderen Tools: Talend unterstützt offene Standards und bietet APIs, die eine nahtlose Integration mit anderen Systemen und Tools ermöglichen. Dadurch kann Talend in Ihre bestehende IT-Landschaft integriert werden.
Aktive Community und Support: Talend verfügt über eine lebhafte Community und bietet Unterstützung durch Dokumentation, Foren und Support-Services, um Entwicklern bei Fragen oder Problemen zur Seite zu stehen.
Vorteile von Talend für die Datenintegration und -transformation
Umfassende Unterstützung für verschiedene Datenquellen und Formate: Talend bietet eine breite Palette von Konnektoren und Komponenten, die die Integration mit unterschiedlichen Datenquellen und Formaten ermöglichen. Es kann Daten aus relationalen Datenbanken, Cloud-Anwendungen, Flatfiles, Web-Services und vielen anderen Quellen verarbeiten.
Einfache Drag-and-Drop-Benutzeroberfläche: Talend verfügt über eine benutzerfreundliche grafische Benutzeroberfläche (GUI), die es Benutzern ermöglicht, Datenintegrations-Jobs durch einfaches Drag-and-Drop zu erstellen. Dadurch werden komplexe Integrationsaufgaben vereinfacht und die Entwicklungszeit verkürzt.
Leistungsstarke Transformation und Manipulation von Daten: Talend bietet eine Vielzahl von eingebauten Funktionen und Transformationen, mit denen Daten während des Integrationsprozesses manipuliert und angepasst werden können. Es ermöglicht das Filtern, Anreichern, Aggregieren und Bereinigen von Daten, um sie den Anforderungen entsprechend zu gestalten.
Wiederverwendbare Komponenten: Talend unterstützt die Erstellung wiederverwendbarer Komponenten und Routinen, die in verschiedenen Integrations-Jobs eingesetzt werden können. Dies fördert die Effizienz und die konsistente Verarbeitung von Daten.
Skalierbarkeit und Performance: Talend ist darauf ausgelegt, auch mit großen Datenmengen und komplexen Integrationsanforderungen effizient umzugehen. Die Plattform bietet Skalierbarkeit und kann an die Bedürfnisse wachsender Datenvolumina angepasst werden.
Eingebaute Fehlerbehandlung und Monitoring: Talend ermöglicht die Implementierung einer robusten Fehlerbehandlung, um mögliche Fehlerquellen im Integrationsprozess zu erkennen und zu bewältigen. Zudem bietet es Mechanismen zum Monitoring und zur Verfolgung des Datenflusses.
Unterstützung von Echtzeit-Integration: Talend ermöglicht die Integration von Daten in Echtzeit, was besonders wichtig ist, wenn es um die Synchronisierung von Daten zwischen verschiedenen Systemen geht.
Offene Architektur und Erweiterbarkeit: Talend basiert auf einer offenen Architektur und unterstützt die Integration mit anderen Tools und Systemen. Es bietet APIs und SDKs, um individuelle Erweiterungen und Anpassungen vorzunehmen.
Code-Generierung und Deployment-Optionen: Talend ermöglicht die Generierung von ausführbarem Code, der in verschiedenen Umgebungen ausgeführt werden kann. Es bietet vielfältige Deployment-Optionen, einschließlich der Ausführung in der Cloud oder On-Premise.
Kostenersparnis: Durch die Effizienz und die beschleunigte Entwicklungszeit ermöglicht Talend eine Kostenersparnis im Vergleich zu traditionellen Integrationsansätzen, die mehr manuelle Arbeit erfordern.
Was ist TOCCO?
Die Schweizer Branchenlösung für Ausbildung & Weiterbildung.
Tocco verkürzt Prozesse und erleichtert die tägliche Administration Ihrer Organisation.
Alle Tocco-Module folgen einem Bedienkonzept. So finden Sie sich schnell zurecht und verstehen neue Module auf Anhieb. Dank des cloudbasierten Betriebs können Sie überall arbeiten und ohne Installation loslegen. Die Tocco Lösung ist eine unabhängige Schweizer Eigenentwicklung, basierend auf Java. Resultat ist eine modulare, internetbasierte ERP-Organisationslösung aus der Cloud, betrieben nach den Prinzipien von «Software as a Service», kurz SaaS.
TOCCO FUNCTIONS
Startseite, Adressen, Faktura, Dokumente, Noten und Veranstaltungen in der Übersicht.
Ihre Tocco Startseite ist personalisierbar.
Relevante Daten werden live angezeigt, die einzelnen Infoboxen lassen sich frei per Drag-and-drop anordnen. Sie bestimmen auch die Inhalte, wie zum Beispiel: + Meine Pendenzen + kommende Geburtstage + Veranstaltungstermine der laufenden Woche + zu mahnende Debitoren + Anmelde- / oder Spenden-Statistiken
ADRESSEN UND CRM
Im Zentrum der Tocco Lösung stehen Adress- und Personendaten. Mit der richtigen Basis werden Prozesse und Abläufe einfach. + Adressen suchen und filtern + Personen und Adressen verknüpfen + Daten exportieren und importieren + Einzel- und Massenmails versenden + Einzel- und Serienbriefe erstellen + Reports und Auswertungen erstellen
FAKTURA
Mit der Artikelverwaltung hinterlegen Sie die Artikeldaten einmalig für viele Anwendungen nach ISO 20022 inklusive QR-Code, wie zum Beispiel: + Offerten und Auftragsbestätigungen + Einzel- und Serienrechnungen + Rechnungen mit ESR-Einzahlungsscheinen + Rechnungen aus Vorlagen + Rechnungen und Zahlungseingänge verbuchen
DOKUMENTE
Mit dem Tocco Dokumenten Management System, oder kurz DMS, verfügen Sie über eine intelligente Dokumentablage gespickt mit ausgereiften Funktionalitäten. + Freigabe-Mechanismen +Zeitgesteuertes Publizieren + Vorschau + Versionierung + Volltextsuche und Ablage-Strukturen + Online-Publikation + Online-Dokument-Austausch
NOTEN
Vor Ort oder im Homeoffice, mit dem starken Noten-Modul verwalten Sie das komplette Notenmanagement von Semestern, Modulen, Kursen und Lehrgängen. + Notenstrukturen, Prüfungsvorlagen und Promotionsregeln + Freie Definition der Notenskalen + Eingabe von Noten, Punkte oder Textbeurteilung + Notenberechnung + Ausgabe von Zeugnissen + Noten eingeben durch Dozenten im Extranet + Noten einsehen durch Teilnehmende im Extranet
VERANSTALTUNGEN
Verwaltung von Veranstaltungen, Kursen, Modulen und semesterorientierten Lehrgängen: + Zulassung zu und Abschluss von Bildungsgängen + Anmeldungen, Dozenten-Einsätze und Präsenz-Kontrolle + Vordefinierte Prozesse in Web-Umgebung + Reservation von Räumen und Geräten + Vordefinierte Reports, personalisierte Kursdokumente und Fakturierung + Anbindung an führende E-Learning-Plattformen
