Die Verwendung von Tabellenkalkulationen in der Geschäftswelt ist heutzutage eine gängige Praxis. Das ist sie schon seit Jahrzehnten.
Unternehmen sind es einfach gewohnt, Tabellenkalkulationen zum Speichern, Verwalten und Arbeiten mit wichtigen Daten zu verwenden. In zunehmendem Maße verwenden Unternehmen und Privatpersonen Tabellenkalkulationen auch zur Speicherung aller möglichen sensiblen Informationen wie Passwörter und Bankkontodaten.
Die Arbeit mit Tabellenkalkulationen birgt jedoch auch eine versteckte Gefahr. Excel (und jede andere Tabellenkalkulationsanwendung) bietet nämlich keinen Prüfpfad und keine angemessene Sicherheit. Außerdem ist es möglich, dass alle gespeicherten Informationen aufgrund kleiner Fehler verloren gehen. Und die Benutzeroberfläche? Nicht die ausgefeilteste von allen.
Wie „gut“ ist also die Verwendung von Tabellenkalkulationen für die Datenverwaltung?
In diesem Artikel gehen wir auf die häufigsten Risiken ein, die mit Tabellenkalkulationen verbunden sind, und zeigen, wie man sie vermeiden kann.
Die 3 größten Risiken bei der Verwendung von Tabellenkalkulationen für das Datenmanagement
Tabellenkalkulationen sind leicht verfügbar, einfach zu erlernen und sehr hilfreich für die übersichtliche Darstellung von Daten, die leicht zu verstehen sind. Sie haben jedoch auch ein paar Nachteile, wenn es um Daten geht.
Hier sind die drei häufigsten Risiken bei der Verwendung von Tabellenkalkulationen für die Datenverwaltung.
1. Tabellenkalkulationstools haben Größen- und Leistungsgrenzen.
Wenn eine Kalkulationstabelle zu groß oder zu komplex für Excel wird, kann ihre Leistung erheblich beeinträchtigt werden. Dies kann zu Fehlern bei Berechnungen oder der Anzeige von Daten führen.
Tabellenkalkulationstools sind für kleine Datenmengen gut geeignet. Wenn Sie jedoch vorhaben, viele Informationen in einem Arbeitsblatt zu sammeln, können Sie an unangenehme Leistungsgrenzen stoßen. Und wenn das passiert, geschieht es ohne Vorwarnung und kann zum Absturz der Anwendung oder zu Datenverlust führen.
2. Ein einziger Fehler kann dazu führen, dass Sie Ihre gesamte Arbeit verlieren.
Tabellenkalkulationen sind sehr flexible Werkzeuge. Sie ermöglichen es Ihnen, Daten auf viele verschiedene Arten einzugeben, so dass sie sich an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Aber Flexibilität ist auch ein zweischneidiges Schwert, wenn man Tabellenkalkulationen für die Datenverwaltung verwendet.
Das Problem mit der Flexibilität ist, dass Sie leicht Fehler machen können, wenn Sie bei der Eingabe der Informationen nicht vorsichtig genug sind. Tabellenkalkulationstools verfügen nicht über Funktionen zur Prüfung, Änderungskontrolle oder Metadaten, die unbeabsichtigte Benutzerfehler verhindern sollen. So kann es vorkommen, dass Benutzer aufgrund eines in einer Mikrosekunde verursachten Fehlers Stunden harter Arbeit verlieren.
3. Mit Tabellenkalkulationen spart man keine Zeit.
Viele Menschen glauben, dass Tabellenkalkulationen schneller sind als andere Datenverwaltungssysteme. Tatsache ist jedoch, dass alles, was Sie in einer Tabellenkalkulation tun können, auch in jedem anderen System getan werden kann.
Bei Tabellenkalkulationen müssen Sie häufig Daten manuell eingeben oder von einem Blatt in ein anderes einfügen. Außerdem müssen Sie Formeln manuell überprüfen. Und wenn Sie Daten bereinigen müssen, müssen Sie dies ebenfalls selbst tun.
Aber natürlich haben alle Tools und Anwendungen auch ihre Schattenseiten. Nur weil Tabellenkalkulationen nicht perfekt sind, heißt das nicht, dass sie nicht verwendet werden sollten.
Die wichtigsten Vorteile von Tabellenkalkulationen liegen in der Tatsache, dass sie…:
- Datenorientiert sind.
- Visuell intuitiv sind.
- in der Lage sind, die Berechnungsgrafik für Sie zu verwalten.
Tabellenkalkulationen sind so konzipiert, dass sie uns die Daten zeigen, nicht die Berechnungen dahinter. Und alle Daten können auf eine visuell ansprechende Weise dargestellt werden, so dass sie leicht zu verstehen und zu nutzen sind. Von der Erstellung von Diagrammen und Grafiken bis hin zur Visualisierung von Abhängigkeiten – Tabellenkalkulationen setzen Ihre Kreativität frei und geben Ihnen die Freiheit, etwas nach Ihren eigenen Vorstellungen zu gestalten.
Wenn Sie Ihr Tabellenkalkulationsdatenmanagement auf die nächste Stufe heben und alle damit verbundenen Risiken beseitigen möchten, haben wir die perfekte Lösung für Sie.
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Am wichtigsten ist jedoch, dass wir Wissensarbeiter in die Lage versetzen, dort zu kommunizieren, wo Erkenntnisse am wertvollsten sind – innerhalb von Berichten und Dashboards – so dass Sie auf Screenshots und gedruckte Berichte verzichten können!
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