HighCoordination

Digitalisierung Ihrer Planungs- und Business Intelligence-Prozesse mit der HICO-Group

• P&L auf Abteilungsebene
• State-of-the-Art-Marktführer-Software-Lösungen
• Plattform beliebig erweiterbar
• Fehlerquellen durch Automatisierung ausgeschlossen
• kostenseitig optimiert
• trueChart als Extension: schnelle und klare Visualisierung nach IBCS-Standard

Das renommierte Ingenieur- und Planungsunternehmen Gruner AG hat sein Qlik-Reporting durch eine Planungsumgebung auf Basis von Jedox ergänzt. Im optimalen Zusammenspiel der beiden Systeme hat die Unternehmensgruppe ihre ideale Lösung für ein durchgängiges Berichtswesen mit Self-Service-Reporting, Ad-hoc-Analyse, Datenvisualisierung und agiler dezentraler Planung gefunden. Die Planung verläuft mit Jedox effizient und zuverlässig, sodass heute monatlich statt quartalsweise geplant werden kann.

Agiles Berichtswesen mit Jedox und Qlik

Die Gruner Gruppe mit Hauptsitz in Basel steht für qualitativ maßgebende Baudienstleistungen. Vor über 150 Jahren gegründet, zählt Gruner heute über 30 Standorte in der Schweiz und weltweit. Kompetenz, Fachwissen und langjährige Erfahrung mit komplexen Bauvorhaben im In- und Ausland zeichnen das Schweizer Ingenieur-Dienstleistungsunternehmen aus.

Spezifische Anforderungen an die Planung

Gruner betreut renommierte Großprojekte wie den Bau des Gotthard-Basistunnels. Neben langjährigen Bauprojekten mit Millionen-Budgets gehören aber auch Projekte, die in wenigen Stunden abgeschlossen sind, zum Tagesgeschäft. Für die große Bandbreite unterschiedlichster Aufträge braucht die Firmengruppe ein flexibles Berichtswesen. Im Reporting hat sich dafür die BI-Software Qlik bestens bewährt, die seit 2011 im Einsatz ist. Die Planung von Budgets und Projekten wurde jedoch bislang mit über 100 Excel-Sheets durchgeführt, mit den bekannten Nachteilen wie Zeitverlust und Fehleranfälligkeit durch den hohen manuellen Aufwand. Die Gruner AG wollte daher ihre gewachsene Excel-Planungslösung durch ein Corporate Performance Management (CPM)-System ersetzen und die dezentrale Planung der Unternehmensgruppe automatisieren.

Jedox überzeugt durch hohe Planungsfähigkeit

Gesucht war eine leistungsstarke und flexible CPM-Software für die Umsetzung einer individuellen Planungsumgebung. Bedingung war natürlich auch, dass sich die Lösung nahtlos in die vorhandene BI-Architektur mit Qlik und dem ERP-System ABACUS integrieren lässt. Beim Produktvergleich überzeugte Jedox neben diesen Kriterien durch seine hohe Planungsfunktionalität, wie z.B. die problemlose Dateneingabe im Web mit Rückschreiben in die Datenbank, die einfache Definition von differenzierten Zugriffsrechten und Workflows für dezentrale Planungsprozesse sowie die starke ETL-Komponente zur Anbindung beliebiger Datenquellen und nachgelagerter Systeme. Die endgültige Entscheidung für Jedox fiel nach einer Machbarkeitsstudie im Rahmen eines 5-Tages-Workshops, nach dem die grobe Projektplanung bereits als funktionierender Prototyp bereitstand.

Integrierte BI-Architektur für durchgängiges Controlling

Bei der Umsetzung wurde die Gruner AG von Jedox und der IT-Beratung HighCoordination unterstützt, die das Unternehmen schon seit der Einführung von Qlik begleitet. Nur zwei Monate nach Projektstart war die anspruchsvolle Planungslösung betriebsbereit und konnte in den Standorten in der Schweiz und Deutschland in den Testlauf gehen; im nächsten Schritt ist dann ein weltweiter Rollout geplant.

Automatisierte Datenströme

Dass mit der Qlik-Anwendung bereits etablierte Berichtsstrukturen und eine saubere Datenbasis zur Verfügung standen, half ebenfalls bei der schnellen Umsetzung. Bei der Implementierung wurden die benötigten Daten aus Qlik nach Jedox exportiert. Auch im laufenden Controlling-Zyklus bezieht die Jedox-Planung aktuelle Ist-Daten direkt aus dem Qlik-Reporting, das wiederum auf das ERP-System ABACUS als Datenquelle zugreift. Nach der Planungsrunde werden Plandaten aus Jedox direkt in ABACUS eingespielt, wo sie wiederum für das Qlik-Reporting bereitstehen. In den flexibel modellierbaren Jedox-Planmasken konnten alle fachspezifischen Anforderungen abgebildet werden. Die Planung umfasst rund 6.000 laufende Projekte der Gruner Gruppe, die von ca. 400 Projektleitern monatlich hinsichtlich ihrem fachlichen Stand, Kosten, Erlösen, benötigtem Materialaufwand usw. bewertet werden. Nach der Abstimmung und Freigabe der Bewertung erhalten die Geschäftsleitung, die Abteilungs- und die Regionalleiter Managementberichte mit aggregierten Kennzahlen.

Effiziente Planung und zeitnahe Abrechnung

Unterstützt durch Workflows verläuft der automatisierte Planungsprozess wesentlich schneller als zuvor. Bei kleineren Projekten, in denen Kosten und Erlöse feststehen, erhalten die Projektleiter zudem eine Vorbewertung mit Vorschlagswerten, was wiederum Aufwand einspart. Sobald Rechnungen gestellt werden können, werden auch die zuständigen Personen automatisch benachrichtigt.

Aktuelle und valide Steuerungsinformationen Durch die Effizienzsteigerung kann die Planung heute monatlich statt quartalsweise durchgeführt werden. Das Management hat damit die Entwicklung des Projektgeschäfts jederzeit zuverlässig im Überblick; die visuelle Aufbereitung z.B. mit Farbstatus zum Projektstand zeigt zudem auf, wo akuter Handlungsbedarf besteht.